NVGA Protocol Inkomen

Met het reguliere NVGA protocol (NVGA Protocol Basis) leveren volmachten aan verzekeraars alle voor portefeuillebeheer noodzakelijke gegevens. Hieronder verstaan we gegevens voor toezicht, herverzekeren en productmanagement (inclusief schadesturing).

Het NVGA protocol Basis bestaat uit drie onderdelen:

• NVGA File Polis – Standaard voor het periodiek uitwisselen van gegevens over polissen.
• NVGA File Schade – Standaard voor het periodiek uitwisselen van gegevens over schades.
• NVGA File Financieel – Standaard voor het periodiek uitwisselen van financiële gegevens.

De afgelopen jaren heeft SIVI in opdracht van verzekeraars en volmachten gewerkt aan de totstandkoming van het NVGA Protocol Inkomen. De NVGA File Inkomen Polis vervangt de NVGA File Polis en bevat naast polisinformatie ook de deelnemers op de polissen als die van toepassing zijn. De NVGA File Inkomen Verzuim vervangt de NVGA File Schade en bevat de verzuimgegevens en de individuele schadeberekeningen per verzuimgeval. De rapportage van de financiële transacties voor inkomenproducten wijzigt niet ten opzichte van de huidige situatie: de volmacht rapporteert de financiële transacties van alle productsoorten via NVGA File Financieel van het bestaande NVGA Protocol Basis.

Aanlevering van gegevens bij registratie deelnemers in verzuimadministratie

Verreweg de meeste Inkomen volmachten gebruiken voor de registratie van de deelnemers een verzuimadministratie. Deze volmachten maken voor het NVGA Protocol Inkomen vier bestanden aan  (figuur 1):

1. Het NVGA File Financieel bestand met daarin de financiële transacties van alle productsoorten.

2. Het NVGA File Inkomen Polis bestand vanuit de verzekeringsadministratie bevat de relevante informatie over alle inkomenpolissen.

3. Het NVGA File Inkomen Polis bestand vanuit de verzuimadministratie bevat de bijbehorende deelnemersgegevens.

4. Het NVGA File Inkomen Verzuim bestand komt ook vanuit de verzuimadministratie en bevat alle actuele dossiers en de schadeberekeningen per verzuimgeval.

De verzekeraar krijgt altijd drie bestanden aangeleverd: NVGA File Financieel, NVGA File Inkomen Polis en NVGA File Inkomen Verzuim.

Aanlevering van gegevens bij registratie deelnemers in verzekeringsadministratie

Een beperkte groep volmachten registreert deelnemer gegevens in de verzekeringsadministratie of heeft een toepassing waarin alle relevante gegevensverzamelingen bij elkaar komen. In dat geval maakt de volmacht drie bestanden aan (figuur 2):

1. Het NVGA File Financieel bestand.

2. Het NVGA File Inkomen Polis bestand vanuit de verzekeringsadministratie of midden-toepassing met de relevante informatie over alle inkomenpolissen en de eventueel bijbehorende deelnemersgegevens.

3. Het NVGA File Inkomen Verzuim bestand met alle actuele dossiers en de schadeberekeningen per verzuimgeval.

De verzekeraar krijgt ook drie bestanden aangeleverd: NVGA File Financieel, NVGA File Inkomen Polis en NVGA File Inkomen Verzuim.

Aanpak implementatie

De implementatie van de het NVGA Protocol Inkomen en uniforme inrichting voor Inkomen verloopt in een aantal stappen, hieronder een kort overzicht.

Stap 1: Ondersteuning door softwareleveranciers
Systeemhuizen, leveranciers van verzuimadministratie en Marketscan zorgen voor de ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen in hun software. Onderstaand vindt u een overzicht van de verzuimadministraties die op dit moment in beeld zijn. Staat de leverancier van uw verzuimadministratie niet in het overzicht of heeft u zelf een verzuimadministratie gebouwd? Laat ons dat dan weten via info@suiv.nl.

Overzicht Verzuimadministraties:

• Acumen
• Quints Employee Benefits
• Otherside at Work
• Reliforce
• Verzuimdata
• Visma Verzuim
• iOne Colijn IT
• Felison / Verzekeringsinzicht

Stap 2: Inrichting conform Uniforme Inrichting Volmachtketen
De implementatie van het NVGA Protocol Inkomen wordt gecombineerd met de uitrol van de uniforme inrichting voor de inkomenproducten. Hiermee voorkomen we dat de volmacht (eventueel) twee maal de inrichting van de inkomen producten moet bijstellen.

Verzekeraars voorzien in AFD-definities voor de betreffende Inkomen producten. Alle betrokken verzekeraars zijn geïnformeerd. Inmiddels zijn de eerste AFD-definities opgeleverd en is met enkele partijen een pilot gestart. Heeft u extra ondersteuning nodig neem dan contact met ons op via info@suiv.nl.

Systeemhuizen zorgen wanneer AFD-definities beschikbaar komen voor de ondersteuning / standaard inrichting. Volmachten die hier gebruik van maken volgen dit bij hun systeemhuis. Volmachten die zelf hun administratie inrichten zorgen zelf op basis van de AFD-definitie voor een goede inrichting.

Volmachten kunnen nadat de inrichting binnen de verzekeringsadministratie beschikbaar is de producten omzetten naar uniforme inrichting conform de hen bekende werkwijze. Hierbij moet men ook rekening houden met eventuele andere toepassingen (bijv. online aanvraagformulier) die eventueel ook aangepast moeten worden. Met het omzetten naar uniforme inrichting op basis van de AFD-definities kan men starten zodra deze beschikbaar zijn. Het is niet nodig te wachten op de release van het systeemhuis waarin het NVGA Protocol Inkomen wordt ondersteund (zie stap 1).

Nagenoeg alle volmachten zijn inmiddels bekend met de hier beschreven werkwijze. Is dit voor u niet het geval omdat u uitsluitend inkomenproducten in uw volmacht voert? Neem dan contact met ons op via support@suiv.nl.

Stap 3: Inrichten NVGA Protocol Inkomen in uw verzekeringsadministratie (systeemhuis)
Nadat de volmacht de release heeft geïnstalleerd die het NVGA Protocol Inkomen ondersteunt, richt deze het aanmaken van het NVGA File Inkomen Polis bestand in. Het systeemhuis levert waar nodig op reguliere wijze (technische) ondersteuning. Voor NVGA File Financieel zijn geen extra acties nodig.

Stap 4: Inrichten NVGA Protocol Inkomen in de verzuimadministratie
Nadat de volmacht de release heeft geïnstalleerd die het NVGA Protocol Inkomen ondersteunt, richt deze het aanmaken van het bestand NVGA File Inkomen Polis en het aanmaken van het bestand NVGA File Inkomen Verzuim in. De leverancier levert waar nodig op reguliere wijze (technische) ondersteuning.

Stap 5: Start verzending NVGA Protocol Inkomen
Zodra de volmacht het NVGA Protocol Inkomen heeft ingericht binnen de verzekeringsadministratie start hij met de maandelijkse verzending voor de producten die goed zijn ingericht. Zodra de volmacht het NVGA Protocol Inkomen heeft ingericht binnen de verzuimadministratie start hij met de maandelijkse verzending.

Aandachtspunten per partij

Afhankelijk van uw rol in de keten spelen er specifieke aandachtpunten waar u rekening mee moet houden. Hieronder lichten wij dit verder toe.

U bent systeemhuis
U bent al enige tijd actief in dit project en klaar of bijna klaar met het voorzien in de ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen. U informeert uw volmachten over de uitrol van de release met de ondersteuning voor het NVGA Protocol Inkomen. U ontvangt via de reguliere distributiewijze de ADF-definities van de inkomenproducten, zodra de verzekeraar de AFD-definitie heeft vrijgegeven. U distribueert de productinrichtingen op uw standaard wijze. Omdat de tijdlijnen strak zijn stellen wij het zeer op prijs als u uw volmachten informeert op het moment dat de betreffende AFD-definities worden ondersteund vanuit uw software.

U bent leverancier van een verzuimadministratie
Als het goed is bent u bijna klaar met het voorzien in de ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen. U informeert uw volmachten over de uitrol van de release met de ondersteuning voor het NVGA Protocol Inkomen. Waar nodig voorziet u in instructies zodat de volmacht de inrichting van de verzuimadministratie kan laten aansluiten bij het NVGA Protocol Inkomen.

U bent verzekeraar
De omzetting naar de inrichting conform de door u opgeleverde AFD-definitie(s) vormt bij de volmacht de start van het traject om te komen tot een goede uitlevering van het NVGA Protocol Inkomen. Het is dus van belang dat u de AFD-definities zo snel als mogelijk beschikbaar stelt. Houd er rekening mee dat eventuele foutjes een hoop extra werk in de keten met zich meebrengen. Zorgt u dus voor een gedegen kwaliteitscontrole alvorens u de AFD-definities distribueert en breng waar nodig eerder uitgebrachte inrichtingsdocumentatie (handboeken) in lijn met de AFD-definities.

Via Solera ontvangt u de NVGA Protocol Inkomen bestanden. Onderstaand de belangrijkste punten van aandacht:

• U ontvangt het NVGA Protocol Inkomen van elke volmacht die hier klaar voor is:
  • U wordt door Solera geïnformeerd over de wijze waarop u de NVGA Protocol Inkomen bestanden krijgt aangeleverd.
  • Maak een plan hoe u deze nieuwe binnengekomen data gaat verwerken.
  • Het zal even duren voordat u van alle volmachten en voor alle producten alle data binnenkrijgt:
    • Volmachten starten op verschillende momenten met het aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen.
    • Het kan voorkomen dat u van een volmacht in eerste instantie alleen de polisgegevens of alleen verzuimgegevens ontvangt omdat de verzekeringsadministratie en verzuimadministratie op verschillende momenten gereed zijn voor het aanmaken van de NVGA Protocol Inkomen bestand.
  • Bespreek met uw eigen volmachten de planning voor de aanlevering van het NVGA Protocol Inkomen.
• Houd er rekening mee dat volmachten die aanvullend particuliere en/of zakelijke schadeproducten in hun portefeuille hebben, ook deze portefeuilles moeten omzetten naar de uniforme inrichting. Voor de particuliere (aangepaste) standaard maatschappij producten geldt onverkort voor alle volmachten dat de afronding van de uniforme inrichting zo spoedig mogelijk dient plaats te vinden. Voor de overige tijdslijnen kijkt u op www.suiv.nl/planning-tijdslijnen/.

U bent volmacht
U heeft te maken met de volgende partijen:

1. Verzekeraar: Zorgt voor AFD-definities voor de inkomenproducten. Als u de standaard inrichting van de systeemhuizen volgt, is met name de documentatie voor u van belang.

2. Systeemhuis: Zorgt voor de ondersteuning van de inkomen producten op basis van AFD-definities zoals u dit inmiddels kent uit het traject Uniforme Inrichting Volmachtketen. Aanvullend zorgt ze voor de ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen.

3. Leverancier verzuimadministratie: Zorgt voor de ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen.

4. Solera: Zorgt voor de centrale afhandeling van alle toegeleverde NVGA Protocol Inkomen bestanden. U wordt geïnformeerd over de wijze waarop u de NVGA Protocol Inkomen bestanden moet aanleveren.

Voor elk deel van uw administratie dat gereed is voor het aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen kunt u starten met het maandelijks aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen:

• Als er een product in uw verzekeringsadministratie klaar is voor aanmaken van het NVGA Protocol Inkomen, start u met de rapportage vanuit uw polisadministratie. U doet dit ook wanneer andere producten nog niet klaar zijn om te rapporteren en/of uw wanneer uw verzuimadministratie nog niet klaar is.
• Als uw verzuimadministratie klaar is voor het aanmaken van het NVGA Protocol Inkomen, start u hiervoor met de rapportage. Ook als uw polisadministratie nog niet gereed is.

U maakt gebruik van ANVA

• Informeer bij ANVA in welke release zij de ondersteuning voor het aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen ondersteunt en wanneer deze voor u beschikbaar is. U doet eerst de stap naar uniforme inrichting en daarna de stap naar het NVGA Protocol Inkomen.
• Maakt u gebruik van de standaard productschermen? Informeer dan bij ANVA wanneer de betreffende productschermen voor uw beschikbaar zijn.
• Als u binnen ANVA gebruik maakt van uw eigen schermen, dan kunt u -zodra de verzekeraar de AFD-definitie beschikbaar stelt- via de reguliere distributiewijze per inkomenproduct de ADF-definitie ophalen vanuit AFD Online Samenstellen (AOS). Op basis van deze AFD-definities kunt u de inrichting aanpassen in uw administratie.
• U volgt de instructies van ANVA voor het inrichten van het NVGA Protocol Inkomen voor de betreffende producten.
• Ook als u minimaal benodigde release nog niet heeft geïnstalleerd kunt u al wel beginnen met het inrichten van uw producten volgens de AFD-definities en met het omzetten van deze portefeuilles naar de uniforme inrichting.

U maakt gebruik van CCS

• Informeer bij CCS in welke release zij de ondersteuning voor het aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen ondersteunt en wanneer deze voor u beschikbaar is. U doet eerst de stap naar uniforme inrichting en daarna de stap naar het NVGA Protocol Inkomen.
• Raadpleeg bij CCS welke AFD-definities voor inkomen worden ondersteund. Vervolgens kunt u op de reguliere wijze de ADF-definitie ophalen vanuit AFD Online Samenstellen (AOS). Op basis van deze AFD-definities kunt u de inrichting aanpassen in uw administratie.
• U volgt de instructies van CCS voor het inrichten van het NVGA Protocol Inkomen voor de betreffende producten.
• Ook als u minimaal benodigde release nog niet heeft geïnstalleerd kunt u al wel beginnen met het inrichten van uw producten volgens de AFD-definities en met het omzetten van deze portefeuilles naar de uniforme inrichting.

U maakt gebruik van DIAS

• Informeer bij DIAS in welke release zij de ondersteuning voor het aanleveren van het NVGA Protocol Inkomen ondersteunt en wanneer deze voor u beschikbaar is. U doet eerst de stap naar uniforme inrichting en daarna de stap naar het NVGA Protocol Inkomen.
• Nadat een verzekeraar een AFD-definitie heeft gedistribueerd, kunt u deze op de reguliere wijze ophalen in de productenserver van DIAS. Vervolgens kunt u uw portefeuille omzetten naar de uniforme inrichting.
• U volgt de instructies van DIAS voor het inrichten van het NVGA Protocol Inkomen voor de betreffende producten.
• Ook als u minimaal benodigde release nog niet heeft geïnstalleerd kunt u al wel beginnen met het inrichten van uw producten volgens de AFD-definities en met het omzetten van deze portefeuilles naar de uniforme inrichting.

U heeft een zelf ontwikkelde administratie

• U doet eerst de stap naar uniforme inrichting en daarna de stap naar het NVGA Protocol Inkomen
• U haalt op de reguliere wijze de ADF-definitie op vanuit AFD Online Samenstellen (AOS). Op basis van deze AFD-definities kunt u de inrichting aanpassen in uw administratie.
• Vervolgens richt u voor het betreffende product het NVGA Protocol Inkomen in.
• Ook als de ondersteuning voor het NVGA Protocol Inkomen nog niet beschikbaar is, kunt u al wel beginnen met het inrichten van uw producten volgens de AFD-definitie en het omzetten van uw lopende portefeuille naar deze uniforme inrichting.

U maakt gebruik van een separate verzuimadministratie voor uw deelnemer en/of verzuimregistratie?

• Informeer bij uw leverancier wanneer de release met ondersteuning van het NVGA Protocol Inkomen beschikbaar is en plan de overgang naar deze release in.
• Mogelijk moet u op onderdelen de inrichting van de verzuim- en deelnemersgegevens aanpassen om aan te sluiten bij NVGA File Inkomen Polis en/of NVGA File Inkomen Verzuim. Stem dit af met de leverancier van uw verzuimadministratie.