Een goede registratie van verblijfsobjecten van VvE’s is een belangrijk onderwerp binnen het Programma Uniforme Inrichting Volmachtketen. Voor VvE speelt dat bij een groot deel van de volmachtpolissen niet is voorzien in een gestructureerde registratie van onderliggende adressen (postcode, huisnummer). Hiermee is deze data niet beschikbaar voor analyse en is er onvoldoende inzicht in de opbouw van het onderliggende risico. Dit knelt binnen het toezicht door de DNB, bij herverzekering en binnen productontwikkeling (portefeuille analyse). In dit bericht geven wij een update over dit traject.

Doelstelling
Om invulling te kunnen geven aan de doelstelling voor VvE’s zijn twee acties geformuleerd:

1. Zorgen voor een registratie conform het AFD-model van de onderliggende verblijfsobjecten bij een VvE.
2. Zorgen voor een volledige en correcte registratie van verblijfsobjecten bij een VvE.

Beide elementen lichten we hieronder verder toe.

Juiste registratie conform AFD

Opnemen VvE-attributen in de AFD-definities
Als start nemen verzekeraars de nieuwe structuur voor VvE’s op in de AFD-Definities voor gebouwenverzekeringen waarbinnen de VvE’s verzekerd kunnen worden. Een aantal verzekeraars heeft dit inmiddels afgerond, heeft u als verzekeraar de VvE-attributen nog niet opgenomen? Dan is het belangrijk dat u dit zo spoedig mogelijk alsnog doet!

Ondersteuning systeemhuizen
Voor de registratie van de VvE-objecten conform AFD hebben systeemhuizen hun software aangepast. CCS heeft de benodigde aanpassingen inmiddels opgeleverd in release 16.1. ANVA leverde deze op in release 51.P03 begin augustus. Bij DIAS was de software al gereed voor de nieuwe registratiewijze. Volmachten die gebruik maken van CCS en ANVA moeten de overgang naar de actuele softwareversie van hun systeempakket inplannen, zodat zij gebruik kunnen maken van deze functionaliteit. Zelfbouwers dienen uiteraard zelf zorg te dragen voor de benodigde aanpassingen in hun software.

Inrichten product administratie en omzetten portefeuille
Op het moment dat de AFD-definities voor producten rond VvE’s beschikbaar zijn binnen de administratiesoftware kunnen volmachten de lopende portefeuilles omzetten naar de uniforme inrichting. Hiermee geven we invulling aan de eerste actie: 1. Zorgen voor een registratie conform het AFD-model van de onderliggende verblijfsobjecten bij een VvE.

Volledige en correcte registratie van VvE’s

Naast de juiste structuur voor registratie is het van belang te zorgen voor een volledige en correcte registratie van verblijfsobjecten bij een VvE (actie 2). Hiervoor moeten volmachten waar van toepassing onbekende of foutief geregistreerde verblijfsobjecten binnen de VvE-portefeuille aanvullen dan wel corrigeren.

VvE Adrescheck van Infofolio
Om voor de volmachten de handmatige werkzaamheden zoveel mogelijk te beperken en om de kwaliteit van de vastgelegde data op een zo hoog mogelijk betrouwbaarheidsniveau te brengen, heeft Infofolio in overleg met SUIV een aanpak ontwikkeld: de VvE Adrescheck. Met deze dienst kan de volmacht adressen van verblijfsobjecten binnen de VvE-complexen in de portefeuilles op uniforme, correcte en volledige wijze aanvullen. Alle partijen zijn hier eerder over geïnformeerd (Zie ook www.suiv.nl/vve).

Infofolio heeft inmiddels voor ruim 25 volmachten de VvE Adrescheck uitgevoerd. Hierbij bleek in veel gevallen de aangeleverde data over de VvE-objecten onvolledig, foutief en/of niet actueel te zijn. Dat onderschrijft temeer het belang van dit traject. (In de september editie van het GA-magazine leest u meer over de ervaringen van Infofolio binnen dit traject.) Het is uiteraard aan de volmacht zelf om te bepalen of hij gebruik maakt van de dienstverlening van Infofolio. Men kan er ook voor kiezen de verrijking zelf uit te voeren.

Verwerken van de door Infofolio verrijkte data
Binnen de ANVA, CCS en DIAS-software is het (met de juiste softwareversie) mogelijk om de door Infofolio aangeleverde gegevens voor VvE’s op een juiste wijze te registreren. Voor ANVA-kantoren met grote portefeuilles is het goed om te weten dat ANVA in de komende periode een importfunctie voor de door Infofolio geleverde gegevens gaat ontwikkelen. DIAS en CCS hebben aangegeven vooralsnog geen ondersteuning voor import van gegevens te bieden. Heeft u als DIAS- of CCS-kantoor een grote VvE-portefeuille en maakt u gebruik van de Infofolio diensten, dan adviseren wij u om contact op te nemen met uw leverancier om te bespreken hoe zij u hierbij kunnen helpen.

Delen van ervaringen
Heeft u als gevolmachtigde uw VvE-product al ingericht op basis van de nieuwe structuur die is opgenomen in de AFD-definitie? Dan horen wij graag uw ervaringen. Laat ons dit weten via info@suiv.nl dan nemen wij contact met u op.

Heeft u vragen?

Dan kunt u die aan ons stellen via info@suiv.nl.