Proces rond melden bevindingen op AFD-definities

Om het melden en afhandelen van bevindingen op gepubliceerde AFD-definities eenvoudiger en efficiënter te maken is AFD Online Samenstellen (AOS) uitgebreid met nieuwe functionaliteit. Hieronder lichten wij het voor u te volgen proces toe.

Bent u een gebruiker van AFD-definities?

Gebruikt u de standaard ingerichte producten/schermen van uw systeemhuis? In dit geval moet u de bevindingen melden bij uw systeemhuis. Uw systeemhuis kan de melding onderzoeken en zo nodig een melding maken in AOS.

De functie in AOS om bevindingen te melden is bedoeld voor partijen die ook daadwerkelijk zelf de AFD-definitie gebruiken. Dit zijn o.a. systeemhuizen, overige softwareleveranciers, volmachten die eigen software ontwikkelen of volmachten die op basis van AFD-definities zelf hun systeem inrichten. U kunt hiermee eventuele bevindingen over een gepubliceerde AFD-definitie melden binnen het register van AOS bij de organisatie die de AFD-definitie heeft gepubliceerd. Zoek de betreffende AFD-definitie en klik vervolgens op het envelop-icoon. Hierbij is het ook mogelijk om (scherm)afbeeldingen toe te voegen. Wanneer de status van een melding wijzigt, krijgt u hiervan per e-mail een afschrift.

Bent u eigenaar van AFD-definities?

Nadat een bevinding is aangemaakt ontvangen binnen uw organisatie de gebruikers met de certificeer- en publiceerrechten een notificatie via e-mail. Gebruikers kunnen zich individueel uitschrijven voor deze mailnotificaties. (Denkt u eraan om binnen uw organisatie duidelijke afspraken te maken wie deze meldingen vervolgens gaat afhandelen.)

Controleert u bij het behandelen van de melding op de AFD-definitie ook het inrichtingshandboek en zorg dat deze met elkaar overeenkomen. Eventuele verschillen tussen het handboek en de AFD-definitie leiden tot onduidelijkheid, onnodige vragen en extra werk in de keten.  

Voor het afhandelen van de bevindingen is een workflow ingericht. Via het AOS menu-item “Overzicht meldingen” zijn de open- en gesloten meldingen in te zien. Het scherm bevat een simpele workflow waarmee de status van bevindingen is in te stellen. Geef in het opmerkingenveld altijd aan wat uw actie is geweest. Wanneer de status van een bevinding wijzigt, krijgt de indiener van de melding hiervan per e-mail een afschrift.

Quick Start Guide

In de Quick Start Guide vindt u op sheet 30 t/m 32 de instructies voor het plaatsen, beheren en verwerken van meldingen in AOS.

Meer weten?

Hieronder ziet u enkele afbeeldingen van de nieuwe meldingsfunctionaliteit in AOS. Heeft u toch nog vragen? Kijk dan op www.sivi.org/afd-online-samenstellen.