Inmiddels zijn er al een flink aantal gevolmachtigden gestart met het treffen van de voorbereidingen om hun portefeuilles om te zetten naar de uniforme inrichting. Enkele kantoren zijn zelfs al gestart met het definitief omzetten van hun portefeuille.
Wij willen u als gevolmachtigde graag helpen bij het treffen van de voorbereidingen en het opstarten van het project binnen uw kantoor. Wij hebben daarom een aantal Excel-templates opgesteld om u op weg te helpen en ons in staat te stellen de juiste ondersteuning te bieden.
Template voor eigen planning
In deze Excel treft u een concept projectplanning aan. Wij hebben de veelvoorkomende activiteiten die uitgevoerd moeten worden tijdens het traject reeds voor u vermeld. Uiteraard kun u hier stappen aan toevoegen indien die voor uw specifieke situatie van toepassing zijn. Door alle van belangzijnde activiteiten op deze wijze toe te voegen aan de planning krijgt u een compleet beeld van alle stappen die uitgevoerd dienen te worden gedurende het traject. Vervolgens kunt u de planning gebruiken om de tijdige uitvoering van alle activiteiten te bewaken.
Periodieke rapportage voortgang
Graag ontvangen wij elke 8 weken van u een beknopt overzicht met de status van de omzetting voor uw kantoor. De basis is een overzicht van alle producten die u in volmacht voert. Wij vragen u om tenminste een planning van 8 weken op te leveren. Houdt er bij uw totale planning rekening mee dat uw hele portefeuille moet zijn omgezet voor 31-12-2021. Wij nemen regelmatig even contact met u op om de voortgang en eventuele bijzonderheden te bespreken. Onderaan dit bericht leest u meer hierover.
Uitvraag aanvullende software
In deze Excel vindt u een overzicht van de partijen die wij inmiddels vanuit het programma hebben gesproken. Maakt u gebruik van een van deze partijen? Vermeldt u dit dan door een kruisje te zetten in ‘kolom c’ achter de betreffende softwareleverancier(s). Mist u een softwareleverancier in dit overzicht? Dan kunt u deze ook in dit tabblad toevoegen, zodat wij met deze partij contact kunnen opnemen. Heeft u zelf een toepassing ontwikkeld? Wilt u deze dan ook toevoegen op dit tabblad. Vul daarbij s.v.p. ook een korte omschrijving in van de functionaliteit die deze toepassing biedt.
Wij publiceren op deze website maandelijks een overzicht om u op hoofdlijnen inzicht te bieden of de software en/of services klaar zijn voor de werkwijze die vanuit het Programma Uniforme Inrichting Volmachtketen wordt geïntroduceerd. Daarnaast wordt een indicatie gegeven van de eventuele impact voor u bij het gebruik van deze software en/of services. Klik hier om naar dit overzicht te gaan.
Aanstellen projectleider en aanspreekpunt voor het programma
Wij adviseren u om, indien u dit nog niet gedaan heeft, binnen uw organisatie een ‘projectleider’ aan te stellen om alle activiteiten te coördineren. Graag vernemen wij de naam en contactgegevens van uw projectleider, zodat wij weten wie voor ons het aanspreekpunt is binnen uw organisatie ten aanzien van de verdere uitrol van het programma. U kunt deze gegevens invullen in de aangeleverde Excel-templates.
Aanleveren ingevulde template
De Excel-templates vindt u hier op onze website. Graag ontvangen wij de ingevulde templates ‘Periodieke rapportage voortgang’ en ‘Uitvraag aanvullende software’ binnen vier weken van u retour. U kunt deze mailen naar gasupport@suiv.nl.
Wilt u vervolgens minimaal elke 8 weken het tabblad ‘ Periodieke rapportage voortgang’ actualiseren en dit aan ons sturen via het bovengenoemde mailadres?