Rond 21 maart 2024 aanstaande wordt ter voorbereiding op de toekomstige uitrol van het NVGA Protocol 2.0 een collectieve wijziging doorgevoerd op de AFD-definities in AFD-Online-Samenstelling (AOS). In dit nieuwsbericht informeren wij u over de impact hiervan en leest u welke actie nodig is van de eigenaren van AFD-definities.
Doorvoeren collectieve wijziging
Ter voorbereiding op de toekomstige ingebruikname van het NVGA Protocol 2.0 voert SIVI op 21 maart een collectieve wijziging door (de zogenaamde was-actie) in de AFD-definities in AOS. Het gaat hierbij om de volgende soorten AFD-definities:
- standaard maatschappij producten (kenmerk/tag: SUIV)
- eigen producten van de gevolmachtigde (kenmerk/tag: SUIV-EP)
- combinatie-producten (kenmerk/tag: SUIV-COMBI)
De doorgevoerde wijziging heeft uitsluitend impact op de functie ‘kunnenAanleveren’ binnen de AFD-definitie. De volgende aanpassingen worden hierbij gedaan:
- het toevoegen van een aantal verplichte attributen voor het NVGA Protocol 2.0
- het verwijderen van een aantal overbodige (technische) attributen
- het vergroten van de maximale herhaling van entiteit Poolaandeel (MP) tot 9 keer
- het toevoegen van een segment-indicator (Particulier/Zakelijk)
- het toevoegen van een risicodrager-indicator voor eigen producten (tag SUIV-COMBI)
U bent verzekeraar of gevolmachtigde met eigen producten waarvoor u AFD-definities heeft opgesteld?
Resultaat van de was-actie
Tijdens de was-actie worden de hierboven beschreven wijzigingen klaargezet voor de AFD-definities in de zogenaamde ‘studio-omgeving’ van AOS. Dit is de beheeromgeving waar je AFD-definities kunt opstellen en kunt wijzigen. De reeds gepubliceerde AFD-definities in het register blijven ongewijzigd. Zolang u als eigenaar van de AFD-definities de AFD-definities in de studio-omgeving, waarvoor de collectieve wijzigingen zijn klaargezet, niet opnieuw certificeert verandert er nog niets. Lees hieronder wanneer u de AFD-definitie opnieuw dient te certificeren.
Benodigde actie bij de eerstvolgende reguliere wijziging van uw AFD-definitie
Het is niet nodig en tevens niet wenselijk om na het lezen van dit bericht de AFD-definities waarop de collectieve wijzigingen zijn klaar gezet direct te controleren en te certificeren. Dit zorgt voor onnodig werk bij gevolmachtigden en leveranciers. Ons nadrukkelijke verzoek is om pas bij de eerstvolgende reguliere aanpassing van een AFD-definitie ook de wijzigingen van de was-actie te controleren en deze opnieuw te certificeren. Hiermee spreiden we de publicatiemomenten en wordt een piekbelasting in de keten voorkomen.
De AFD-definities die tijdens deze was-actie worden aangepast zijn binnen AOS in het scherm AFD Online Samenstellen te herkennen aan de oranje i-knop naast de ‘open-knop’. De oranje knop verdwijnt nadat de AFD-definitie opnieuw is gepubliceerd. Ook is de omschrijving ‘was-actie’ alvast voor u in de changelog opgenomen.
Uiterlijke datum certificering nieuwe AFD-definitie
Voorziet u de komende maanden geen regulier wijzigingsmoment van uw AFD-definitie? Zorgt u dan dat u de versie van de AFD-definitie in de studio-omgeving die is aangepast met de was-actie uiterlijk 1 december 2024 opnieuw controleert en certificeert.
Controleer uw AFD-definities op doelbinding wanneer hierin persoonsgegevens zij opgenomen
Het is mogelijk dat in een AFD-definitie in de functie kunnenAanleveren persoonsgegevens zijn opgenomen waarvoor geldt dat er geen sprake is van doelbinding. Dat was tot nu toe niet direct een probleem omdat deze gegevens in de huidige situatie nog niet worden aangeleverd aan de verzekeraar. Bij de ingebruikname van het NVGA Protocol 2.0 verandert dit en wordt alles wat binnen de AFD-definities is opgenomen in de functie ‘kunnenAanleveren’ ook daadwerkelijk aangeleverd bij de verzekeraar. Nu alle AFD-definities opnieuw gepubliceerd moeten worden voor 1 december 2024, vragen wij u dan ook om deze op het correct gebruik van persoonsgegevens en de aanwezigheid van doelbinding te controleren.
Afstemming tussen gevolmachtigde en verzekeraar
Bent u gevolmachtigde met eigen producten? Spreek dan met uw verzekeraar per AFD-definitie af in welke maand zij het verzoek tot goedkeuring van de gewijzigde AFD-definitie wil ontvangen om ook bij verzekeraars een piekbelasting te voorkomen.
Gebruik nieuwe Excel-templates
Met de introductie van de importfunctie voor Excel-bestanden in AOS heeft SIVI in december 2023 ook nieuwe Excel-templates gepubliceerd voor het aanmaken van AFD-definities. Deze nieuwe Excel-templates zijn inhoudelijk afgestemd op de gegevensvereisten voor het nieuwe NVGA Protocol 2.0. Werkt u aan, of onderhoudt u een AFD-definitie in de structuur van de oude Excel-template? Dan kunt u deze omzetten naar de inrichting van de nieuwe Excel-template.
De instructie hiervoor vindt u op de website van SIVI.
Let op: Vanaf 1 juli 2024 is het niet meer mogelijk om CSV-bestanden te importeren in AOS.
In de AFD-definitie was de specificatie voor informatie voor op het polisblad bij de start van het UIV-traject niet in scope. Sinds 2022 is het uitgangspunt dat men deze gegevens bij nieuwe AFD-definities standaard opneemt en bij aanpassing van bestaande AFD-definities deze gegevens toevoegt in de functie polisbladGegevens. Deze specificatie geeft aan welke gegevens de verzekeraar op het polisblad wil zien of welke gegevens wettelijk verplicht zijn. Het gaat dan om bijvoorbeeld object- of dekkingsgegevens zoals het merk en type van een motorvoertuig, de WAM bedragen of de postcode van een regelmatige bestuurder. Nog niet bij alle AFD-definities is de functie polisbladGegevens ingevuld. Als dit nog niet het geval is, verzoeken wij u om deze gegevens alsnog toe te voegen. De functie polisbladGegevens is een belangrijke ondersteuning voor volmachten en leveranciers bij de inrichting van het product.
Aanvullende checklist en instructie
Op de website van SIVI vindt u een uitgebreide checklist en een instructie voor het omzetten van de oude naar de nieuwe Excel-templates. U vindt deze hier:
Checklist en overzicht wijzigingen was-actie AFD-definities NVGA Protocol 2.0:
www.sivi.org/checklist-wasactie-afd-definities-nvga-protocol-2-0-v1/
Instructie omzetten Excel-templates oud-nieuw:
www.sivi.org/instructie-omzetten-uiv-excel-templates-oud-nieuw-v1/