In deze nieuwsbrief geven wij u een korte update rond het Programma Uniforme Inrichting Volmachtketen. Daarnaast informeren wij u over de geplande activiteiten voor de komende periode.
Eerste polissen definitief omgezet naar de uniforme inrichting
Inmiddels hebben de eerste volmachten samen al enkele duizenden polissen definitief omgezet naar de uniforme inrichting. Het begin is gemaakt en dat is erg goed nieuws. Tegelijk moeten we met de deadline van 31-12-2021 in zicht de komende maanden nog flinke stappen maken. De toezichthouder verwacht van de volmachtketen een structurele verbetering rond datakwaliteit.
Meer intensief contact door tweewekelijke sessies
Voor alle volmachten is het mogelijk deel te nemen aan twee wekelijkse sessies waarin gevolmachtigden hun ervaringen kunnen delen, vragen kunnen stellen en eventuele knelpunten kunnen bespreken. Deze sessie zijn per systeemhuis georganiseerd. Wij adviseren alle gevolmachtigden om hier actief aan deel te nemen; zeker wanneer u nog niet bent gestart of nog in het begin stadium verkeert ten aanzien van het omzetten van uw portefeuille. Heeft u nog geen uitnodiging ontvangen voor de sessies of heeft u vragen hierover? Neem dan contact met ons op via info@suiv.nl.
Overzicht AFD-definities: reeds gedistribueerd en nog op te leveren
Op https://suiv.nl/beschikbare-afd-definities/ vindt u actuele informatie rond de gedistribueerde AFD-definities. Gevolmachtigden kunnen zien voor welke producten een AFD-definitie is uitgeleverd. Verzekeraars kunnen zien bij welke systeemhuizen hun producten beschikbaar zijn voor gevolmachtigden.
Daarnaast is een overzicht opgenomen van de producten waarvoor de AFD-definitie nog in de planning zit. Mist u producten in deze lijst? Neemt u dan contact op met de contactpersoon van de betreffende verzekeraar. Op de SUIV-webpagina die hierboven staat vermeld treft u hun contactgegevens aan.
Verwerking van AFD-definities door systeemhuizen voor bestaande, gewijzigde of nieuwe producten
Verzekeraars stellen voor nagenoeg elk product in de volmacht een AFD-definitie op. Inmiddels zitten ruim 450 producten in de planning en zijn er voor meer dan 220 producten AFD-definities opgeleverd. De systeemhuizen verwerken deze AFD-definities en stellen ze vervolgens beschikbaar aan de volmachtkantoren. Dit zorgt nu in de aanloop voor een flinke workload bij de systeemhuizen. In de toekomst zal het beheer veel geleidelijker verlopen aangezien het dan alleen nog gaat om geheel nieuwe producten of wijzigingen in bestaande producten. In principe geldt het first-in/first-out principe. Als we zien dat dit tot problemen leidt, dan zullen we de komende maanden meer actief sturen op de volgorde waarin systeemhuizen de producten verwerken.
Veel gehoorde vraag: VPI handleiding versus AFD-definitie
Van veel volmachten ontvangen we vragen hoe de AFD-definitie zich nu verhoudt tot de VPI-handleiding van volmachtbeheer. Als gevolg van de uniforme inrichting en het gebruik van AFD-definities komt een deel van de specificaties in het volmachtbeheer handboek eigenlijk te vervallen, aangezien deze informatie ook is opgenomen in de AFD-definitie. De AFD-definitie is formeel gecontroleerd door de verzekeraars en borgt dat de volmacht de voor de verzekeraar noodzakelijk informatie vastlegt (zie Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen). De AFD-definitie is dus in de gehele volmachtketen leidend voor de inrichting van het product. Volmachtbeheer onderzoekt op dit moment welke aanpassingen zij moet doorvoeren in haar werkwijze om het proces rond het handboek goed af te stemmen op de nieuwe situatie die ontstaat als gevolg van de uniforme inrichting.
Bij het opstellen van AFD-definities wordt veel zorgvuldigheid betracht. Mocht u desondanks toch een echte fout constateren in een AFD-definitie (of de hiervan afgeleide standaard inrichting door het systeemhuis) dan verzoeken wij u dit bij ons te melden. U kunt dit doen via het meldingsformulier dat wij hiervoor hebben gemaakt: Meldingsformulier AFD-definities. Binnen het programma is een procedure inricht om deze meldingen zo snel als mogelijk te behandelen en de voortgang hiervan te bewaken.
Omgaan met afwijkingen of ontbrekende data t.o.v. de AFD-definitie (productspecificatie)
De eerste stap die we maken bij uniforme inrichting is dat gevolmachtigden de polissen in de huidige registratie omzetten naar een registratie ingericht op basis van de voor het betreffende product afgegeven AFD-definitie. De algemene afspraak is dat deze omzetting beperkt blijft tot een administratieve omzetting. Alleen de onderliggende registratie wordt aangepast, de polis niet. De polis blijft doorlopen onder gelijkblijvende condities en een eventueel afwijkende premie in de nieuwe inrichting wordt gecorrigeerd. De nieuwe registratie mag geen foutieve attributen bevatten (bijvoorbeeld een niet aan het AFD gekoppeld veld/label of geen AFD-codering voor brandstof). Het is wel mogelijk dat waarden ontbreken of afwijken (zoals bijvoorbeeld een ander bedrag als de standaard bedragen voor eigen risico of een ontbrekend bouwjaar). Niet elke afwijking is een probleem.
Binnen ANVA, CCS en DIAS is nu standaard een rapportage module opgenomen waarmee de volmacht kan aangeven waar zijn portefeuille afwijkt van de actuele AFD-definitie voor dat product. Tevens kan hij aangeven welke polissen conform welke AFD-definitie versie zijn opgemaakt. Deze rapportage maakt een detail afstemming tussen verzekeraar en volmacht mogelijk. Als het gaat om de vraag hoe de volmachtketen toont dat men in control is, dan speelt deze rapportage een belangrijke rol. Immers het gaat de toezichthouder er niet om dat er geen afwijkingen mogen zijn, het gaat er om dat de volmachtketen inzicht heeft in afwijkingen, risico’s kan beoordelen en waar nodig mitigerende maatregelen kan nemen.
AFD-definities voor door gevolmachtigden zelf ontwikkelde producten
Als gevolmachtigde bent u voor een aantal scenario’s zelf in de lead als het gaat om het opstellen van de AFD-definitie of het vastleggen van afwijkende afspraken bij een standaard maatschappij product. Om te inventariseren welke scenario’s bij u als gevolmachtigde van toepassing zijn en welke ondersteuning u van ons nodig heeft, hebben wij u onlangs een vragenlijst toegestuurd. Heeft u deze nog niet ingevuld, doe dat dan s.v.p. alsnog. De vragenijst vindt u hier: Inventarisatieformulier type producten. Indien uit de inventarisatie blijkt dat u zelf één of meerdere AFD-definities moeten opstellen, dan ontvangt u van ons verdere instructies. Alvorens te kunnen starten met het opstellen van AFD-definities is het wel van belang dat u eerst wat ervaring heeft opgedaan met het omzetten van standaard maatschappij producten.
Softwareleveranciers
Op onze website vindt u een overzicht van de softwareleveranciers die wij hebben aangehaakt bij het programma. Wanneer een softwareleverancier aangeeft gereed te zijn voor de uniforme inrichting dan wordt met enkele volmachten een pilot gestart om te testen of of alles daadwerkelijk zo werkt als voorzien. Wanneer dit het geval is zullen we samen met de leverancier alle kantoren hierover informeren. De eerste pilots zijn inmiddes gestart! Mist u een leverancier in het overzicht? Dan horen wij dit graag van u. U kunt dit melden via info@suiv.nl. Het overzicht met softwareleveranciers en hun voortgang/status vindt u hier: https://suiv.nl/softwareleveranciers/
Beursbengel: Volmachtdistributie op drempel van een nieuw tijdperk
Inmiddels zijn we alweer ruim 1 jaar onderweg met het Programma Uniforme Inrichting Volmachtketen. Een programma waarmee volmachtgevers en volmachtnemers een nieuw tijdperk betreden. In bijgaand artikel een overzicht van het traject en een update van de status. Ook leuk om te delen binnen uw organisatie: https://suiv.nl/volmachtdistributie-op-de-drempel-van-een-nieuw-tijdperk/
Wijziging binnen het programmateam UIV
Graag willen wij u hierbij informeren over een personele wijziging binnen het programmateam UIV. Per 1 februari is Sione Bakker het programmateam komen versterken. Zij volgt hiermee Marcel Ravelli op die per deze datum niet meer werkzaam is binnen het programmateam.
Programmamanager Alex de Ruiter: ”Marcel heeft het afgelopen jaar enorm veel werk verzet om alle gevolmachtigden die deelnemen aan SUIV aan te haken en te onboarden. We zijn hem daarvoor dan ook zeer erkentelijk. Nu we met het programma in een volgende fase aankomen, waarbij t.a.v. de eventuele vragen die spelen bij het daadwerkelijk omzetten van de portefeuilles ook de mate van detail verder toeneemt, denken we met de versterking vanuit Sione en haar jarenlange ervaring binnen diverse volmachten een goede vervolgstap te maken om uiteindelijk tijdig alle doelstellingen te behalen dit jaar”.
Heeft u vragen of behoefte aan verdere toelichting?
Neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens:
| Alex de Ruiter | Programmamanagement Algemeen aanspreekpunt | 06-81 41 10 96 |
| Sione Bakker | Ondersteuning gevolmachtigden | 06-21 55 43 90 |
| Paul van den Enden | Coördinatie AFD-definities | 06-18 11 89 30 |
| Renate Sjerp | Coördinatie softwareleveranciers Adresidentificaties VvE’s Registratie Hoedanigheid | 06-24 31 79 80 |